בית > כתבות ומאמרים > מעבר לקריירה שניה > קריירה ותעסוקה

להתחיל לטפל בעיקר וטפל

צמד המילים עיקר וטפל מוכרים לנו ביותר. חשיבות הנושא רלוונטית לכל תפקיד ודרג, כמו גם לתחומי החיים השונים. התמקדות בעיקר מביאה לשיפור ביצועים, אפקטיביות, חיסכון, ניצול זמן, קבלת החלטות ופתרון בעיות. התמקדות בעיקר מסייעת להצליח להעביר מסרים בצורה ממוקדת, עניינית ובעיקר מובנת יותר.


עם זאת, לא תמיד אנחנו מקדישים את הקשב, האנרגיה והמיקוד הנחוצים לעסוק בדבר המרכזי שמשרת את השגת המטרה. לעיתים אנחנו מוצאים את עצמנו או את הסובבים אותנו (מנהלים או כפיפים) עוסקים בטפל, בנושאים שוליים, צדדיים שהם בסדר עדיפות נמוך. 

רופא במיון שאחראי על קליטת פצועים רבים מתאונת שרשרת לא צריך לחשוב על עיסוק בעיקר וטפל, הוא עושה זאת בהגדרה. אין לו ברירה אחרת. הוא מטפל בעיקר! באלה שבמצב קריטי וסכנת חיים. כל השאר מטופלים בסדרי עדיפויות שונים בהתאם למצבם. 
האם אנחנו מתייחסים למשימות שלנו כך או שמא הכל חשוב, דחוף, קריטי ושנדרש לבצע עכשיו? האם אנחנו יכולים לבצע הכל באותה איכות, עוצמה, תדירות וחשיבות? 

הנחת יסוד עיקרית היא שבמשימות השונות יש לנו מטרה מוגדרת, מובנת ויישומית. 

עיקר וטפל - שלושה מעגלים עיקריים: 
שלושה מעגלים חשובים לעיסוק בעיקר וטפל הם מודעות, הבחנה ויישום. יש מי שימצא לחזק נושאים במעגל אחד ופחות ממעגל אחר.

 

 

המעגל הראשון – מודעות לנושא

מודעות עצמית – פיתוח מודעות קבועה של "לחשוב עיקר-טפל" כחלק מאורח החיים. לייצר  אווירה ודפוס התנהגות של עיקר-טפל. תחילה אפילו באופן מלאכותי עד שזה יהפוך לטבע שני. ההבנה, הצורך והרצון לפתח דפוס התנהגות כזה תחייב הקדשת זמן, מחשבה, משאבים, אנרגיה, מיקוד, שיפור מקצועי, ראייה כוללת ובירור רציני וקבוע של הרווחים השונים.
     
ראייה סובייקטיבית – ראיית העיקר היא אישית הנשענת על ערכים, צרכים, רווחים, מחשבות, תובנות. לעיתים העיקר מוגדר לנו על ידי אחרים, לדוגמה ע"י המנהל שלך. בה בעת, המנהל של המנהל שלך עשוי באותו נושא להנחות על מיקוד בעיקר אחר ושונה מבחינתו. המשמעות היא שיש זוויות הסתכלות שונות וראייה שונה באשר לעיקר ולטפל.
 
משמעת עצמית – להפסיק דברים המבזבזים את זמנך. "שואבי זמן" יכולים להיות כל דבר שמסיט אותך מהעיקר. מי מאיתנו לא מכיר את ההרגשה שבה אתה נכנס לאינטרנט ובמקום למצוא משהו ב- 10 דקות, אתה משוטט שעה וחצי בצפייה בדברים שלא משרתים אותך? דומה הדבר עם אנשים שעשויים להסיט את עיסוקך מהעיקר. עד כמה אני מאפשר את זה? אין הכוונה להיות אדם חסר נימוס, אלא אדם שמבין את הצורך לעסוק בעיקר ולא מאפשר הפרעות מיותרות.

המעגל השני – היכולת להבחין בין עיקר וטפל
מעוף הציפור – נדמיין שאנחנו נמצאים בסיטואציה מרובת פרטים, שבה אנו נדרשים לקבל החלטות על מה קודם למה, איזה משאבים להקצות, איפה להשקיע אנרגיה, ועוד. זה הזמן להתרומם מעל הסיטואציה הזו במטרה לראות את כל הפאזל, לנסות לראות ממעוף הציפור, בזויות שונות, בגבהים שונים, בתלת מימד, בכיוונים שונים. ראיית התמונה הכוללת המשלבת מסד נתונים רחב, מאפשרת להבין מהם הנושאים העיקריים המובילים להשגת המטרה ושעליהם צריך לתת דגש ואותם להאיר. 

הקשבה – ישנן סיבות רבות לכך שאנחנו לא תמיד מקשיבים היטב: חושבים על משהו אחר תוך כדי, מקשיבים למה שרוצים לשמוע, חושבים על תגובה, ביקורתיים, שיפוטיים, חושבים שיודעים הכל, לא פתוחים לדעה אחרת, מתרגשים, לא מרוכזים, לחוצים ועוד. הקשבה מיטבית מחייבת העלאה למודעות והימנעות ממה שצויין לעיל. הקשבה אפקטיבית יכולה לשפר את היכולת לזקק את הנושאים העיקריים הרלוונטיים עבורי גם כשיש פער בדעות.

תיאום ציפיות – תיאום ציפיות עם עצמך ועם הסובבים אותך חיוני כדי להבין מה חשוב לי ומה לאחר. באמצעות תיאום ציפיות מבהירים את הלא מובן ומצליחים להבחין בין הנושאים החשובים והעיקריים לאלה השוליים. אחת המיומנויות המרכזיות החשובות המסייעות לתיאום ציפיות מוצלח היא לשאול את השאלות הנכונות.


המעגל השלישי – יישום הנושאים העיקריים
טבלת סדרי עדיפויות – הגדרת סדרי עדיפויות תוך התחשבות בגורמים השונים של לוחות זמנים, כסף, כוח אדם, סביבה, בלתי צפוי וכו'. ככל שהירידה לפרטים תהיה גדולה יותר, כך נתמקד יותר בעיקר ונימנע מהטפל. ניתן לומר שסדרי העדיפויות יותר ברורים בנושא חשוב ודחוף כמו גם בכזה שהוא לא דחוף ולא חשוב. עיקר העשייה, סדרי העדיפויות וניהול המשימות יתמקדו בנושאים שחשובים אבל לא דחופים ובאלה שדחופים אבל לא חשובים. 

ארגון וניהול הזמן  - שלוש סוגיות עקרוניות. הראשון: ארגון הזמן תוך התחשבות מקסימלית בנושאים העיקריים שאתה נדרש לעסוק בהם. השני: תכבד את הזמן שלך ושל האחר בכך שתמקד את הנדרש ותחסוך זמן מיותר. השלישי: עיתוי טוב משרת את העיקר ואת העמידה במטרה. תברר מהו העיתוי המתאים ביותר עבורך לתפקוד מיטבי. לדוגמה: יש המוגדרים "טיפוסי בוקר" ויש "טיפוסי לילה". מה אתה? 

גמישות – לדעת להיות גמיש בהתאם לסיטואציה. לדעת לשנות דעה כשצריך ולהחליט מה לא לעשות. למחוק קטעים מעבודה או מסמך שכתבת. לגרוס. לא לקרוא משהו מסוים. לדעת לבטל פגישות/דיונים/אירועים שלא תורמים לעיסוק בנושאים העיקריים, מבזבזים זמן מיותר ולא משרתים את השגת המטרה. לדעת לומר לא! למשימות מסוימות שאינן עיקריות. 

'שעת עיקר' – להקדיש זמן מוגדר לעיקר וטפל. לארגן את המחשבה, לסדר את הדברים, לעצור לרגע, להעמיק את הלמידה וההבנה. ב'שעת העיקר' כדאי לפנות זמן להתייעצות עם חבר, לשיקוף, לשמיעת דעה סותרת, לחוות דעה מאירת עיניים. 


סיכום
העיסוק בעיקר וטפל מחייב הערכת מצב כל הזמן. אם נחזור למקרה הבוחן שהוצג בתחילת המאמר באשר לרופא בחדר מיון, הרי שאחרי הטיפול בפצוע הקשה והחזרתו לבריאות מלאה, העיקר פינה מקום לעיקר אחר....
הבנה, לימוד ותרגול של שלושת המעגלים יכולים לשפר את המיומנות לעיסוק בעיקר ולהניב את הרווחים החשובים שצויינו. עם זאת, הבנה של הנאמר במאמר אינה מספיקה. רצון לעשות את השינוי בשילוב תרגול חוזר ונשנה הם המפתח לשיפור המיומנות החשובה כל כך והפיכתה לטבע שני. 


אילן כהן – הדרכה
מנחה       סדנאות


< לכתבה הקודמת     לכתבה הבאה >